寫作 - 職場競爭力五個W：你是誰，說些什麼東西，什麼時間，透過什麼管道，要達到什麼結果－❤ 愛分享 ❤

寫作和職場競爭力有何關係？美國研究指出，5成企業用人，都看文字力！哈佛大學開設「新鮮人寫作輔導」訓練未來的領袖；諾貝爾化學獎得主赫緒巴哈，更要求科學家要寫詩，因為寫作能活化大腦，讓人寫出邏輯力、創造力、思考力。投資天王索羅斯：「寫作，毫無疑問幫助我想得更清楚！」文字力是職場加分券，小至e-mail、大至合併案，如何善用它，讓人覺得你腦袋清楚、善於溝通、值得託付？徐光宇的文字牛肉學》透過5個W　用Email選人才當今職場上，Email是最常使用的文字表達形式，從中可以看出一個人是否腦袋清楚、善於溝通、值得託付。去年跨年，窗外一○一大樓正怒放著煙火，統一星巴克總經理徐光宇收到的跨年禮物，是來自全台星巴克店經理等共一百五十多封的email。那晚，他回信到凌晨三點半。當今職場上，Email是最常使用的文字表達形式，但許多人並沒有認真對待Email當中，文字力的重要性。徐光宇則不然，他將店經理信件保留至今，每封信至少看過三次：一次直接回應，一次標註信中重要意見，轉給相關部門討論、改善，還有一次，他會留意哪些是人才。為什麼花這麼多時間看信、回信？他開玩笑說，「因為文字可以分析人！」他相信從一封信，可以看出一個人是否腦袋清楚、善於溝通、值得託付。翻開他的信件資料夾，全是各色螢光筆畫線的筆跡，某幾頁還貼上分類箭頭標籤。例如，從思考邏輯來分，文字是否思路清楚或是思路不清，是否簡單扼要或者結構鬆散；從早交、晚交或是沒交來分，還能看這個人是否重視公司交付的事情。信件，要打動人心——用「我們」的語言，召喚情感認同新聞系畢業的他指出：「好的信件文字，也可應用新聞學的第一課，五個W：你是誰，說些什麼東西，什麼時間，透過什麼管道，要達到什麼結果。」同時，不僅是傳達，還要解答對方關心的問題，尤其「文字要打動員工，要先把員工當作家人，用我們（We）的語言，以共同的經驗來召喚情感的認同。」他說，「這些重點，簡單歸簡單，卻常常被忘記。」他自己回覆員工的信件也是遵循這些原則。「很shock（震驚）他會回信給我們，而且還標出重點！」中永和區的區經理陳麗芬有天晚上就收到總經理的回信，嚇了一跳。徐光宇細心的把他信內提出公司需要學習的五點建議，仔細標上不同的顏色，並謝謝她的熱情分享，還指出哪些是當下可以做改變的。「他不是只喊喊目標達成而已，」徐光宇一封信的用心，打動了她。雖然非常重視信件的表達，時間有限的徐光宇，並不會長篇大論。提綱挈領、直接破題、意見最多五點，要直中要害，這些都是徐光宇的職場文字表達心得。去年夏天，一場颱風打亂了公司的計畫，員工寫信給他，建議不按牌理出牌，提高產品售價，徐光宇相當不認同這種判斷。「我覺得不太好，」他搖頭，但他只用了一百一十個字，簡單回應：第一，請大家盡力，公司會協助；第二，颱風是無法改變的自然現象，注意安全，但不能亂來。措辭間不僅沒有責怪，最後，他還謝謝員工的意見，並給他加油。指示簡短清楚，有鼓勵，沒有指摘，這是徐光宇回信的風格，一樣達到良好的管理目的。對徐光宇來說，好的文字表達，猶如端上一盤精瘦的牛肉，絕對是仔細衡量、精練的結果。商業寫作四大技巧寫作在今日職場到底有多重要？如果你連上美國《哈佛商業評論》的網站，輸入「寫作」（writing）這個關鍵字，至少可以找到六十篇以上的文章，教你如何寫出致勝的企畫案、有效的電子郵件甚至是備忘錄、便條等，可歸納出四個重點：一、先釐清讀者是誰。瞭解其需要、問題在哪裡以及需要什麼樣的答案。高階主管通常只有時間快速掃過關鍵字和數字。因此，在寫作的時候，必須在開頭提供關鍵訊息供決策者參考。二、清楚的架構是關鍵。哈佛商學院出版的一篇〈日常寫作：備忘錄、信件、電子郵件〉（Everyday Writing : Memos , Letters and Email）中強調，要能想清楚架構，最好的方法不是在腦中思考，而是拿出紙筆，寫下自己的思緒再加以整理。當然呈現的架構是有規則可循的。以寫一份備忘錄為例，最好能夠在第一段結束前就清楚交代此備忘錄的目的，並在結束時交代應該遵循的步驟。三、文字不需華麗。重點是如何清楚的傳達訊息，「好的語言，就像好的管家一樣，替讀者服務，但無須讓人感受到它的存在，」哈佛商學院出版的《更佳商用寫作指導》（Guide to Better Business Writing）強調。四、多檢查、多校正，永遠不吃虧。如果是寫一份重要的備忘錄或提案書，不妨先請周遭的人試讀，請問他們幾個關鍵問題：文件清楚嗎？還需要增補什麼訊息或解釋嗎？筆調正確嗎？校正之後，就能安心的將自己的文件送出去了。（文●賀先蕙）龔天行靠簡報立戰功》架構有理　別人就會跟你走職場上的文字力，等同簡報的能力，不需要詞藻多優美，只要邏輯清楚，就是贏的開始！富邦金控總經理兼財務長龔天行，曾連續兩年獲得全球金融權威刊物《機構投資人》（Institutional Investor），評選為亞洲區金融業最佳財務長（Best CFO）。除了財務專長外，他在外資圈向來以立論精準、溝通力強著稱。像他這樣的金融專業經理人，對於什麼是好的文字表達，也有獨特詮釋，秘密全在幾張簡報上。龔天行認為職場上的文字力：「不需要詞藻多優美，多有技巧，這個只占表達的二、三成，應該把七、八成力氣用在表達主題（substantive part）之上。」如何掌握主題？龔天行認為，首先是捉住事件來龍去脈，因果關係的架構能力，其次，把已經消化過的材料，邏輯的表達出來。他歸結說：「講白一點，現在的職場，作文力等同簡報的能力，幾張簡明的PowerPoint，等於把文字昇華、提煉，留下文字要表達的架構或思路。」龔天行進一步指出，每份簡報與每篇文章一樣，都有「起、承、轉、合」的結構，而最能清楚展現這個「起、承、轉、合」結構的，就在投影片的「標題」上。標題，就是作文力——模擬關鍵問題，提出耳目一新答案「下標題，其實就是作文力，如果標題寫不好，就無法吸住別人目光。」他指出，標題是每張投影片的重點提示，底下的圖表、說明都是用來表現這個標題的。二○○四年，他和當時的金管會主委龔照勝到美國招商。目的既然是招商，就要「凸顯台灣優勢」。他面對一百多位美國金融資產專家。他的標題一開始便點出一個問題：在大陸、韓國崛起大背景下，「為什麼台灣仍是不可忽視的市場？」到底什麼是好的標題？龔天行強調，「你要站在別人的想法裡，預想他們心裡需要被說服的疑點。」有了這個起點，他接著發揮財務統計的專長，在簡報中指出台灣家計部門可支配的金融資產、儲蓄達到一兆兩千億，韓國則為八千五百億，而台灣人口只有韓國的一半。擅長用標題帶出更深入的說明，他又拋出第二個重點問題：台灣、韓國到底誰比較有錢？跟在這個問題之後，只有一張人均資產圖，說明台灣比韓國高出一倍。這時候，螢幕上秀出高低比例懸殊的兩根柱子，完全說明了一切。龔天行記得這張簡報秀出來之後，現場聽眾立刻睜大眼睛。他說：「你就是要『砰』一下，讓別人『馬上』看到新東西。」這場十分鐘的演說，龔天行只用了五、六張投影片，沒有用太多文字。多年的經驗，他歸結說：「若你的架構很有道理，就可邀請別人進入你的思路，抓緊別人跟著你的架構走！」龔天行這種化繁為簡的架構能力，是在美國被「操練」出來的。一九八○年他赴美攻讀碩士，之後，有長達七年時間，在紐約華爾街擔任經濟分析師，每周他都要寫好幾篇報告，分析各國金融風險、美國國內經濟評估等報告。那時上司丟下一大疊報告，他必須在很短的時間內消化，再濃縮成十分鐘的簡報。為了快速捉住繁雜報告中的「來龍去脈」、「因果關係」，他還發展出一套「書架理論」──理解一件事時，要先有一個預想的架構，「等於心裡蓋一座隱形的書架，把不同的資訊放進不同的格子裡，「在『放』的過程中，如果原先的書架（架構）不合用，你就得改，調成新架構，無形中你的理解力就增長了。」消化，才能直擊核心——三十頁簡報，勝過萬言白皮書這種能力也不是一下子就練成的，「一開始，我遇到最大的困難、挫折就是語言問題。」他記得，第一次為了向主管做十分鐘簡報，他足足研究一個多月，將幾百頁資料，濃縮成六張投影片，寫了三頁「逐字稿」。「語文，是非常邏輯的，可以幫助你思考，這也就是作文為什麼重要。」為了讓自己說得更清楚，龔天行寫下文字來整理自己思路。同時，他還找同事來「練聽」，請他們挑毛病。他還刻意把講稿寫得很口語，「甚至文法不要對比較好一點」，這樣更能暢快自由的表達。二○○四年，龔天行為富邦金控打下經典戰役。在台北銀及富邦銀合併案中，龔天行是一大功臣。當時同時競爭的其他銀行，全丟出厚厚一大本數百頁白皮書，「這麼厚，誰看啊？」龔天行微笑說，富邦遞送的是PowerPoint檔案，顯得相當特別。簡報當天，龔天行挑出關鍵性的三十頁簡報，重新編排出四十五分鐘的報告，他針對評審想知道的幾項核心問題一一解釋，「我們的報告架構很簡單：一、我們是誰；二、為什麼你跟我們配比較好；三、你們關心員工、品牌、定位……我們如何處理。」龔天行很有自信的說：「事情一來，我一定會消化，將它變成我的架構，然後再吐出來。」簡報，能把骨架逼出來——由繁而簡的表達，是最好的思考磨練他自己如此，同樣當他面對員工思路不清、表達沒有邏輯時，「最直接的方法，就是逼他做簡報，把事物的骨架給逼出來。」三月底，龔天行率領集團六大事業群負責人，展開畢業熱季的人才招募，其中文字表達能力也是考核重點。「因為writing與doing事實上兩者是有關係的。」他認為，一個人缺乏邏輯思考能力，這個人面對複雜的狀況，會無法理出來龍去脈，無法判斷事情的先後次序，在決策及執行力上都會遇到困難，而這些都會在他的文字、簡報中反映出來。龔天行說：「現在年輕人，光會講一口很亮眼的話，但缺乏清楚邏輯架構，這樣在職場上是通不過的。」清楚的思路，在商場上是贏的開始，而由繁而簡的文字表達磨練，也是最好的思考磨練，這是龔天行很深的心得。